Оставайтесь продуктивными, работая дома, с бесплатной подпиской Microsoft Teams на 6 месяцев от даты активации!

Рассказываем, как организовать эффективную удаленную работу для ваших сотрудников совершенно бесплатно с помощью решения Microsoft Teams.

В связи с эпидемией коронавируса компании по всему миру объявляют о переводе своих сотрудников на дистанционный режим работы. Как обеспечить непрерывность бизнеса и продуктивную совместную работу ваших сотрудников, если до этого ваша компания все время жила в офисе?

Как глобальная ИТ-компания с представительствами в более чем 100 городах 50 стран мира, мы в Noventiq на своем опыте пониманием, как важно обеспечить сотрудникам доступ ко всем необходимым рабочим инструментам, чтобы сохранять продуктивность командной работы и скорость принятия управленческих решений, несмотря на расстояния и все внешние вызовы.

Наша компания использует для этих целей один из самых популярных продуктов для командной работы – Microsoft Teams.

Microsoft Teams — это единая платформа, с помощью которой удаленные сотрудники могут общаться в чате, проводить собрания, звонить друг другу и вместе работать над проектами, где бы они ни находились.

В нашем материале специалисты Microsoft и Noventiq поделятся опытом, как организовать эффективную удаленную работу ваших сотрудников с помощью бесплатной триальной версией Microsoft Teams на 6 месяцев. А также как сотрудникам оставаться продуктивными, работая дома.

Как перевести ваш офис на удаленную работу? (алгоритм)

Все, что вам нужно сделать, это перейти по ссылке, отправить нам заявку - и пользоваться преимуществами для удаленной работы, которые предлагает Teams!

  —​ Неограниченный обмен сообщениями и поиск

Общайтесь со своей командой и всегда оставайтесь на связи с бесплатными функциями чата и поиска в приложении.

 —​ Видеозвонки

Вся ваша команда будет на связи благодаря бесплатным встроенным групповым и индивидуальным аудио- и видеозвонкам.  

 —​ Групповое и персональное хранилище файлов

Получите 10 ГБ места в хранилище для файлов всей команды и еще по 1 ТБ персонального хранилища на пользователя.

Правила эффективной удаленной работы с Microsoft Teams
Когда вы переходите на удаленную работу, есть несколько важных правил, которые помогут вам настроиться на успех.

Организуйте ваше рабочее место
Если у вас нет домашнего офиса, ничего страшного. Вы все равно можете продуктивно работать из дома. Teams создан как виртуальный офис, который вы можете взять с собой, куда бы вы ни шли.

Если у вас дома нет принтера, физических папок или телефона на рабочем столе, то вы можете работать с документами прямо в Teams, надежно хранить файлы там, где нужные люди будут иметь к ним доступ и, если необходимо, быстро присоединяться к звонкам или встречам.

Вместе с тем важно иметь дома выделенное для работы пространство, где вы сможете сосредоточиться и дать понять окружающим, что вас нельзя беспокоить. Укромный уголок на кухне, тихое место в спальне или неиспользуемый стол в гостиной – любая территория покоя может служить рабочим местом.

Не стоит беспокоиться, если вокруг в течение дня образуется небольшой беспорядок. Для видеозвонков вы всегда можете использовать размывание фона, и ваши коллеги будут фокусировать свое внимание только на вас. 

Подробнее о том, как работает функционал, вы можете ознакомиться по записи вебинара

Общайтесь, общайтесь и еще раз общайтесь
Хотя многие из нас время от времени работают из дома, мы все равно сильно зависим от ритма и часов, которые мы обычно физически проводим в офисе.

При удаленной работе из дома ваш дневной ритм может меняться. Это особенно актуально для тех коллег, которым приходится сочетать работу с уходом за детьми. Следует четко обсудить с коллегами ваши рабочие часы, когда вы будете для них доступны. Также можно установить статус в Teams, чтобы эта информация была видна сразу.

Кроме того, возьмите себе за правило часто делиться с коллегами информацией по текущим делам. Компании на полном удаленном доступе обычно уделяют большое значение документации, так как это позволяет оставаться на связи, когда вы работаете в разных местах. Мы бы рекомендовали вам размещать новую информацию и полезные ресурсы, которые вы нашли для себя, в каналах Teams, чтобы ваши коллеги были в курсе вашей деятельности даже без возможности перекинуться в коридоре парой слов о текущей ситуации.

Соблюдайте полезные для здоровья ограничения
В отсутствие привычных ритуалов рабочего дня – перерыва на обед или дороги до офиса – отключиться от непрерывной работы может оказаться не так просто. Удаленные работники часто долго засиживаются перед монитором компьютера, не делая перерыв на общение и двигательную активность или даже забывая про нормальный прием пищи.

Это может быстро привести к стрессу и выгоранию. Помните, ваше здоровье важнее всего. Выделяйте время на еду, пейте много воды и не забывайте отключаться от работы в конце дня. Когда эти правила войдут в привычку, они не только помогут вам быть здоровыми, но в дальнейшем будут способствовать повышению продуктивности вашей работы.

Организуйте онлайн-встречи
Когда нет физической комнаты для переговоров, самой сложной задачей кажется свести удаленных работников вместе.

Когда вы переносите свои встречи в Teams, проверьте, что все они имеют опцию virtual “join” option для возможности создания виртуальной переговорки. 

Будьте внимательными к другим и вовлекайте всех
Перемещение встреч в онлайн может лишить нас некоторых визуальных сигналов, которые мы считываем с коллеги, когда, например, он или она хочет что-то сказать.

Перегруженные телефонные конференции могут создавать сложности некоторым участникам, когда те хотели бы высказать свое мнение. Организатор встречи должен часто останавливаться, чтобы предложить задать вопрос или напоминать участникам об использовании чата для возможности поделиться своими мыслями. 

Записывайте ваши встречи
Чтобы компенсировать недостаток времени на личное общение, некоторые удаленные работники назначают дополнительные встречи, что дает им возможность оставаться на связи с заказчиками, партнерами и коллегами.

Двойное бронирование часто неизбежно. Если ваша организация разрешает, записывайте встречи в Teams, чтобы коллеги могли посмотреть позже. 

Если вы сами не можете принять участие, напомните организатору встречи сделать запись. Автоматическое создание транскрипта удобно, особенно когда вы пытаетесь запомнить информацию со встречи.

Компенсируйте несостоявшиеся дружеские беседы
Многие удаленные работники говорят, что больше всего им недостает неформального дружеского общения, которое было у них в офисе.

Разговоры у кулера с водой или на кухне не только помогают быть всегда на связи, но и подчас позволяют узнать важную информацию или открывают что-то, о чем мы даже не догадывались. Хорошо взвешивайте ваши слова, когда обращаетесь к своим коллегам.

Считайте сообщения в чате вашим виртуальным кулером с водой и установите себе напоминание общаться регулярно. Эмоджи, гифки и стикеры – отличный способ сделать общение легким и веселым.

Соберите вместе всю команду
Удаленная работа может давать чувство изолированности. Руководителю важно создавать возможности для всей команды собираться вместе виртуально.

Не отказывайтесь от обычного порядка встреч вашей команды, даже если это совместные ланчи, просто совершайте их онлайн. Используйте общий канал в Teams для дискусcий, которые могут оказаться интересными для всех. Для больших мозговых штурмов вы можете попробовать Microsoft Whiteboard. Приложение представляет собой бесконечный цифровой холст для участников встречи, на котором они могут выражать свои идеи и совместно работать прямо в Teams.

Хорошо проведите время!
Со всеми изменениями, которые приходят с перемещением на удаленную работу, важно оставаться в хорошем расположении духа.

В Teams есть много вещей, которые помогут почувствовать позитив и увлечь. Делитесь новостями и историями в чате, проведите фотоконкурс или устройте кулинарное соревнование с коллегами.  

Каждый человек и каждая команда работают по-своему, но мы надеемся, что преимущества Microsoft Teams и наши рекомендации помогут вам работать продуктивно и оставаться на связи и в новых условиях.*

Будьте готовы к удаленной работе!

Закажите триальную версию Microsoft Teams на 6 месяцев – и оставайтесь эффективной, продуктивной командой несмотря на внешние вызовы!

Заказать Teams Trial на 6 месяцев бесплатно